Estimada persona usuaria, es necesario que lea las siguientes reglas sobre las que opera el servicio ofrecido:

1. La atención de citas se realiza en el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 3:30 pm (jornada continua). No se atiende durante los días feriados, sábados y/o domingos.
2. Las citas se liberan en el sistema diariamente a partir de las 8:00 am, de acuerdo a la siguiente modalidad: los días lunes se liberan las citas para atención los miércoles, los días martes se liberan las citas para atención los días jueves; los días miércoles para viernes, los días jueves para lunes y los días viernes para martes.
3. La persona usuaria debe ser cuidadosa al agendar la cita en el Sistema, ya que debe indicarle la siguiente información sin errores: número de identificación personal, nombre y apellidos, número telefónico y correo electrónico (a éste le llegara la notificación para cancelar la cita si no la va a emplear).
4. El Departamento de Autenticaciones atiende los trámites únicamente mediante cita. La cita se debe gestionar en el Sistema a nombre de la persona que se presentará a realizar el trámite, ya que para ingresar a la sala de atención debe obligatoriamente portar su documento de identificación e indicar el número de cita previamente agendada y notificada al correo electrónico que registró en el Sistema.
5. Una vez ofrecido el servicio, una persona usuaria puede gestionar una nueva cita transcurridos diez días naturales de la anterior. Esto también aplica, para aquellas personas usuarias que gestionan una cita y luego no se presentan, pero tampoco atienden las disposiciones de cancelación (ver regla # 9), quedando la cita en estado "Usuario no se presentó" e imposibilitando a otras personas usuarias para poder utilizar ese espacio.
6. Indistintamente de la cantidad de documentos a tramitar, la persona usuaria debe agendar solamente una cita.
7. La persona usuaria puede apostillar los documentos de otra, sin necesidad de contar con un poder y/o autorización. Esto quiere decir que, un solo miembro de una misma familia o grupo, puede hacer la gestión por el resto, siempre y cuando la persona usuaria que se presente a la cita sea a quien se le agendó el espacio de atención.
8. La persona usuaria debe presentarse en el Departamento de Autenticaciones del Ministerio, 10 minutos antes de la hora de su cita, de lo contrario perderá el espacio agendado, por cuanto pasada la hora de la cita no se le atenderá.
9. Si la persona usuaria no va a requerir la cita, debe cancelarla en el mismo Sistema, esto lo realiza siguiendo el "link" remitido en el correo de notificación de la cita; para que ese espacio pueda ser empleado por otra persona usuaria. Si la cancelación de la cita se realiza 24 horas antes de la hora de atención, la misma persona usuaria podrá agendar una nueva cita conforme la disponibilidad que ofrezca el Sistema de Citas. Pero si la cancelación se realiza en un tiempo menor a las 24 horas previas a la atención de la cita, la misma persona usuaria no podrá gestionar una nueva hasta pasados 10 días naturales de la cita que no utilizó.
10. Por cada documento que la persona usuaria vaya a apostillar o legalizar, la persona usuaria debe cancelar un timbre de Parques Nacionales por ¢ 500,00 (quinientos colones exactos) y un timbre Fiscal por ¢125,00 (ciento veinticinco colones exactos). Dichos timbres los puede adquirir en el puesto de Correos de Costa Rica, ubicado en las instalaciones del Departamento de Autenticaciones. Los timbres solo se pueden cancelar con dinero en efectivo.
11. El horario de atención del puesto de Correos de Costa Rica, inicia desde las 8:00 am y finaliza a las 3:30 pm. Este puesto cierra durante la hora de almuerzo de 12:00 md a 1:00 pm
12. La persona usuaria también puede traer los timbres consigo al momento de su cita, para ello debe adquirirlos en una agencia del Banco de Costa Rica (si la tasación fue adquirida en la plataforma electrónica de la mencionada entidad bancaria, el documento debe traer el sello original que hace constar que esa tasación no se ha utilizado en trámites anteriores).