Estimada persona usuaria, es necesario que lea las siguientes reglas sobre las que opera el servicio ofrecido:

1. La atención de citas a las personas usuarias se realiza en el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 3:45 pm (jornada continua). No se atiende durante los días feriados, sábados y/o domingos.
2. Las citas se liberan en el sistema diariamente a partir de las 05:00 pm (hora de Costa Rica), de acuerdo a la siguiente modalidad: los días lunes se liberan las citas para atención del lunes siguiente, los días martes se liberan las citas para atención del martes siguiente, los días miércoles se liberan las citas para atención del miércoles siguiente, los días jueves se liberan las citas para atención del jueves siguiente y los días viernes se liberan las citas para atención del viernes siguiente.
3. La persona usuaria a ser atendida debe ser cuidadosa al agendar su cita en el Sistema, ya que debe detallarle su información personal y sin errores (información única y exclusiva por persona): número de identificación personal, nombre y apellidos, número telefónico y correo electrónico (ahí le llegará la notificación de la cita agendada, incluso para cancelarla si no se va a presentar; siempre debe revisar: Correos No deseados o Spam).
4. El Departamento de Autenticaciones atiende los trámites únicamente mediante cita por la vía del Sistema. La cita se debe gestionar en el Sistema únicamente a "nombre de la persona que se presentará a realizar el trámite", ya que para ingresar a la sala de atención debe obligatoriamente portar su documento de identificación e indicar el número de cita previamente agendada y notificada al correo electrónico que registró en el Sistema (ver regla # 7).
5. Una persona usuaria puede gestionar una nueva cita transcurridos cuatro días naturales de la anterior. Esto también aplica para aquellas personas usuarias que gestionan una cita y luego no se presentan, pero tampoco atienden las disposiciones de cancelación (ver regla # 10), quedando la cita en estado "Usuario no se presentó" e imposibilitando a otras personas usuarias para poder utilizar ese espacio.
6. Sin importar la cantidad de documentos que requiera tramitar, la persona usuaria debe agendar solamente una cita para ser atendida. El plazo de devolución de los mismos, varía entre 1 y 10 días hábiles.
7. La persona usuaria puede apostillar o legalizar los documentos de otra y no requiere un poder y/o autorización. No obstante, quien se presente a la cita, debe ser a quien se le agendó el espacio de atención en el sistema (ver regla # 3 y 4).
8. La persona usuaria, debe presentarse a las instalaciones del Departamento de Autenticaciones 10 minutos antes de la hora de su cita. Pasado el momento de la cita agendada en el Sistema, no se le atenderá y perderá el espacio agendado debido a impuntualidad.
9. La persona usuaria debe asegurarse que al momento de agendar su cita, ha verificado e investigado con las instancias competentes que tiene y cumple con absolutamente todos los requisitos, documentos, plazos y demás detalles que debe previamente haber gestionado en cualesquiera otras instancias ajenas al Departamento de Autenticaciones. Por lo tanto, cualquier atraso ocurrido previo a las gestiones que se realizan en el Departamento de Autenticaciones, no son imputables a los plazos que se manejan a lo interno de Autenticaciones.
10. Si la persona usuaria no va a requerir la cita, debe cancelarla en el mismo Sistema, esto lo realiza siguiendo el "enlace o link" remitido en el correo electrónico que ella misma detalló para que el Sistema le notificara la asignación de su cita, de forma tal que dicho espacio pueda ser empleado por otra persona. Si la cancelación se realiza 24 horas antes de la hora de atención, la misma persona usuaria podrá agendar una nueva cita conforme la disponibilidad que ofrezca el Sistema. Pero si la cancelación se realiza en un tiempo menor a las 24 horas previas a la atención, la misma persona usuaria no podrá gestionar una nueva cita hasta pasados cuatro días naturales (ver regla # 5).
11. Por cada documento que la persona usuaria vaya a apostillar o legalizar, ésta debe cancelar un timbre de Parques Nacionales por ¢ 500,00 (quinientos colones exactos) y un timbre Fiscal por ¢125,00 (ciento veinticinco colones exactos). Estos timbres los puede adquirir en el puesto de Correos de Costa Rica ubicado en las instalaciones del departamento de autenticaciones, éstos solo se pueden cancelar con dinero en efectivo.
12. El horario de atención del puesto de Correos de Costa Rica, inicia desde las 8:00 am y finaliza a las 3:45 pm. Este puesto cierra durante hora de almuerzo (entre las 12:00 pm y la 1:00 pm). Por lo tanto, si la persona usuaria tiene programada su cita en el horario mencionado, de previo debe haber adquirido los timbres en una Agencia del Banco de Costa Rica y pedirle al cajero que coloque el sello original en los mismos (ver regla # 13).
13. La persona usuaria debe traer los timbres consigo al momento de su cita, para ello puede adquirirlos en una agencia del Banco de Costa Rica (si la tasación fue adquirida en la plataforma electrónica de la mencionada entidad bancaria, el documento debe traer el sello original que hace constar que esa tasación no se ha utilizado en trámites anteriores) o en el puesto de Correos de Costa Rica ubicado en este Ministerio.